POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
PROGRESSIVE INNOVATION, S.A. (PROGRESSIVE SECURITY)
1. INTRODUCCIÓN
PROGRESSIVE SECURITY respeta la privacidad y está comprometida con la protección de los datos personales que trata en el desarrollo de sus actividades. La presente Política informa, de manera clara y transparente, cómo recopilamos, utilizamos, conservamos, protegemos, transferimos y eliminamos datos personales en el marco de nuestros servicios de seguridad privada, custodia, vigilancia corporativa y portuaria, monitoreo, control de acceso y demás actividades relacionadas.
Los datos tratados pueden incluir, según corresponda, nombre, documento de identificación, teléfono, correo electrónico, cargo, empresa para la cual labora, registros de acceso, datos de vehículos, imágenes de videovigilancia y otros datos estrictamente necesarios para las finalidades informadas.
Esta Política se aplica a los tratamientos realizados mediante operaciones presenciales, herramientas digitales, aplicaciones, sitios web, portales, solicitudes de cotización, comunicaciones comerciales, redes sociales, controles de acceso, sistemas de videovigilancia y tecnologías de monitoreo utilizadas en instalaciones protegidas, incluidas instalaciones corporativas, industriales, portuarias y otras áreas en las que PROGRESSIVE SECURITY preste servicios.
La presente Política constituye un instrumento de información y transparencia. Su conocimiento o acceso no sustituye el consentimiento del titular cuando este sea requerido como condición de licitud. PROGRESSIVE SECURITY identificará y documentará para cada tratamiento la condición de licitud aplicable conforme a la Ley N.° 81 de 26 de marzo de 2019, el Decreto Ejecutivo N.° 285 de 28 de mayo de 2021 y demás normas aplicables.
2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para efectos de esta Política, los términos se interpretarán conforme a la legislación panameña sobre protección de datos personales:
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que adopta las decisiones relacionadas con el tratamiento y determina sus fines, medios y alcance. Cuando PROGRESSIVE SECURITY determine dichos elementos, actuará como responsable.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza tratamiento de datos personales por cuenta del responsable, sujeto a las instrucciones y condiciones contractuales correspondientes.
• Punto de contacto de protección de datos: persona, área o canal designado por PROGRESSIVE SECURITY para recibir consultas y solicitudes relacionadas con datos personales.
• Datos personales: cualquier información concerniente a una persona natural que la identifica o la hace identificable.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, incluyendo recolección, registro, almacenamiento, consulta, uso, modificación, transferencia, bloqueo, supresión o destrucción.
• Acceso: derecho del titular a obtener información sobre sus datos personales sometidos a tratamiento, su origen y las finalidades correspondientes.
• Rectificación: derecho a solicitar la corrección, actualización o complementación de datos incorrectos, inexactos, desactualizados o incompletos.
• Cancelación: derecho a solicitar la supresión de datos cuando proceda legalmente, sin perjuicio de los deberes de conservación aplicables.
• Oposición: derecho a oponerse al tratamiento en los supuestos permitidos por la normativa.
• Portabilidad: derecho a obtener una copia de los datos personales en forma estructurada y en un formato genérico y de uso común, cuando proceda legalmente.
• Consentimiento: manifestación libre, específica, informada e inequívoca mediante la cual el titular autoriza un tratamiento determinado, cuando esta sea la condición de licitud aplicable.
3. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES
La entidad responsable del tratamiento, cuando determine los fines, medios y alcance del tratamiento, es PROGRESSIVE INNOVATION, S.A., que opera comercialmente como PROGRESSIVE SECURITY, con domicilio en Avenida Diógenes de la Rosa, casa N.° 37, Urbanización Albrook, Corregimiento de Ancón, Panamá, República de Panamá, y Resuelto DIASP N.° 069/DIASP/DASP/2023.
En determinados servicios prestados para clientes que determinan directamente los fines y medios del tratamiento, por ejemplo, ciertos sistemas de control de acceso o videovigilancia del cliente, PROGRESSIVE SECURITY podrá actuar como encargado del tratamiento, mientras el cliente se mantiene como responsable del mismo. En esos casos, el tratamiento se realizará conforme a las instrucciones documentadas del cliente, la legislación aplicable y los acuerdos contractuales correspondientes.
4. PUNTO DE CONTACTO PARA PREGUNTAS O SOLICITUDES
Para consultas, solicitudes o ejercicio de derechos relacionados con esta Política y el tratamiento de datos personales, el titular podrá comunicarse a info@progressivesecuritypanama.com o presentar comunicación escrita en las oficinas ubicadas en Avenida Diógenes de la Rosa, casa N.° 37, Urbanización Albrook, Corregimiento de Ancón, Panamá.
PROGRESSIVE SECURITY podrá solicitar información razonable para verificar la identidad del solicitante o la representación que invoque, procurando no recolectar datos adicionales innecesarios. La información aportada para esta verificación será utilizada únicamente para gestionar la solicitud.
5. QUÉ DATOS PERSONALES RECOPILAMOS
Según la naturaleza de la relación, servicio o interacción, PROGRESSIVE SECURITY podrá tratar las siguientes categorías:
• Datos de identificación y contacto: nombre completo, número de cédula o pasaporte, dirección, teléfono y correo electrónico, cuando sean necesarios.
• Datos de control de acceso e inspección: registros de entrada y salida, placas de vehículos, permisos de ingreso, pases o acreditaciones y datos requeridos para autorizar accesos.
• Datos de videovigilancia y registro tecnológico: imágenes, fotografías y video; audio únicamente cuando esté habilitado y exista una finalidad y condición de licitud aplicable; así como registros provenientes de sensores o sistemas tecnológicos de seguridad.
• Datos profesionales y laborales: empresa, cargo, acreditaciones, certificaciones o licencias necesarias para una relación laboral, contractual o para el acceso a instalaciones reguladas.
• Datos de interacción comercial y digital: información proporcionada en solicitudes de cotización, formularios, comunicaciones, encuestas y navegación web.
PROGRESSIVE SECURITY aplicará criterios de minimización y proporcionalidad, procurando tratar únicamente los datos adecuados, pertinentes y necesarios para cada finalidad.
6. CON QUÉ PROPÓSITO TRATAMOS SUS DATOS PERSONALES
Los datos personales serán tratados para finalidades específicas, explícitas, legítimas y proporcionales, entre ellas:
• Prestar, ejecutar, administrar y documentar servicios de seguridad, vigilancia, patrullaje, custodia, monitoreo y control de accesos.
• Verificar identidad y gestionar autorizaciones de ingreso de visitantes, contratistas, tripulantes, colaboradores y otras personas autorizadas.
• Prevenir, detectar y documentar incidentes de seguridad, accesos no autorizados, hurtos, sabotajes, emergencias u otros eventos relacionados con la protección de personas y bienes.
• Atender solicitudes comerciales, cotizaciones, consultas y relaciones precontractuales o contractuales.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, laborales, administrativas o requerimientos válidos de autoridades competentes.
• Enviar comunicaciones corporativas, informativas o promocionales cuando exista una condición de licitud aplicable y, cuando corresponda, permitir al titular retirar su consentimiento u oponerse.
Cada tratamiento deberá apoyarse en al menos una condición de licitud reconocida por la normativa aplicable, incluyendo, según corresponda: consentimiento del titular; necesidad para ejecutar una obligación contractual en la que el titular sea parte; cumplimiento de una obligación legal del responsable; o autorización derivada de leyes especiales o sus reglamentaciones. El consentimiento, cuando sea necesario, deberá poder acreditarse y podrá revocarse sin efectos retroactivos.
PROGRESSIVE SECURITY mantendrá documentación interna razonable de las actividades de tratamiento, sus finalidades, categorías de datos, destinatarios, condiciones de licitud, medidas de seguridad y criterios de conservación.
7. MANTENER SUS DATOS PERSONALES EXACTOS Y ACTUALIZADOS
PROGRESSIVE SECURITY procurará mantener los datos personales exactos, completos y actualizados en función de las finalidades para las cuales son tratados. El titular podrá comunicar cambios o errores mediante el Punto de Contacto de Protección de Datos. Cuando corresponda, se adoptarán medidas razonables para rectificar, actualizar, bloquear o eliminar información inexacta.
8. ACCESO Y EJERCICIO DE DERECHOS ARCO
El titular podrá ejercer gratuitamente los derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición y Portabilidad conforme a la Ley N.° 81 de 2019 y su reglamentación, mediante solicitud escrita enviada a info@progressivesecuritypanama.com o presentada en la sede indicada en esta Política.
La solicitud deberá permitir identificar al titular, indicar el derecho que desea ejercer y describir de manera suficiente los datos o tratamiento al que se refiere. Cuando actúe un representante, podrá solicitarse acreditación razonable de dicha representación.
PROGRESSIVE SECURITY gestionará las solicitudes dentro de los plazos legales aplicables. Como referencia normativa vigente: Acceso, Cancelación y Portabilidad cuentan con un plazo máximo de diez (10) días hábiles; Rectificación, hasta cinco (5) días hábiles; y la Oposición produce el cese del tratamiento desde la solicitud cuando legalmente proceda, salvo que concurran motivos legítimos imperiosos o sea necesario para la formulación, ejercicio o defensa de reclamaciones.
Cuando una solicitud no pueda ser atendida total o parcialmente por existir una obligación legal de conservación, una excepción legal u otra causa legítima, se comunicará al titular la respuesta correspondiente. El titular podrá acudir ante la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), a través de la Dirección de Protección de Datos Personales, conforme a los mecanismos establecidos por dicha autoridad.
9. ¿CUÁNTO TIEMPO CONSERVAMOS SUS DATOS PERSONALES?
Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y durante los plazos exigidos por obligaciones legales, regulatorias, contractuales o para la atención y defensa de reclamaciones.
Cuando no sea posible establecer anticipadamente un plazo único, PROGRESSIVE SECURITY utilizará criterios objetivos, tales como: duración de la relación contractual; vigencia de autorizaciones; naturaleza y riesgo del servicio; existencia de incidentes o investigaciones; prescripción de obligaciones; requerimientos de autoridades; y necesidad operacional documentada.
PROGRESSIVE SECURITY mantendrá una matriz o programa interno de retención que diferencie, al menos, registros de acceso, videovigilancia, incidentes, información comercial, contratos, expedientes laborales y documentación regulatoria. Al finalizar el plazo aplicable, los datos serán eliminados, destruidos, anonimizados o bloqueados de manera segura, según corresponda.
Ciertos plazos responden al cumplimiento de obligaciones legales de seguridad pública y no a mero arbitrio de PROGRESSIVE SECURITY.
10. TRATAMIENTO DE DATOS EN SERVICIOS DE MONITOREO 24/7 Y VIGILANCIA AÉREA MEDIANTE DRONES (RPAS/RPA)
En el marco de la prestación de sus servicios especializados de seguridad, PROGRESSIVE SECURITY podrá operar centros de control y monitoreo continuo y, cuando corresponda legal y operacionalmente, utilizar sistemas de aeronaves pilotadas remotamente (drones / RPAS / RPA) para funciones de protección física. Estas tecnologías podrán generar imágenes, video, audio, secuencias térmicas, registros de eventos, datos técnicos o de geolocalización vinculados de manera directa a la ejecución del servicio.
En aquellos casos particulares en que PROGRESSIVE SECURITY o sus clientes utilicen tecnologías de analítica biométrica avanzada, tales como sistemas de reconocimiento facial instalados para la apertura de puertas, control de accesos o detección automatizada de intrusos en áreas protegidas, se declara explícitamente que la recopilación y procesamiento de dichos patrones constitutivos del rostro representan el tratamiento de Datos Personales Sensibles. En consecuencia, el tratamiento de estos datos biométricos requerirá de forma obligatoria el consentimiento expreso, previo e informado del titular, el cual deberá ser otorgado preferiblemente por escrito o mediante firma digital (u otro mecanismo electrónico idóneo), salvo las excepciones previstas expresamente en la ley.
El tratamiento de todos los datos recopilados mediante estos sistemas se limitará estrictamente a finalidades legítimas de protección de personas, bienes e instalaciones, prevención de actos ilícitos, documentación de incidentes y respuesta oportuna ante situaciones de emergencia. La simple entrada a un área vigilada no será presentada, por sí sola, como consentimiento expreso. La condición de licitud aplicable se determinará en cada escenario según la naturaleza del tratamiento, la relación con el titular, el cumplimiento de obligaciones legales y, cuando corresponda, la obtención de un consentimiento válido.
En las áreas sometidas a videovigilancia se procurará mantener señalización visible y comprensible que informe a los usuarios, como mínimo, sobre la existencia del sistema, la identidad o forma de identificar al responsable del tratamiento, la finalidad general del monitoreo, los derechos que le asisten al titular y los medios para acceder a la presente Política de Privacidad. Para ello, podrá incorporarse un código QR u otro mecanismo digital en la señalética que facilite el acceso a la información ampliada.
Los sistemas tecnológicos se configurarán bajo criterios de necesidad, minimización y proporcionalidad. Cuando exista el riesgo de captar de manera incidental áreas colindantes, vías de tránsito o personas ajenas a la operación, PROGRESSIVE SECURITY adoptará medidas razonables para limitar el campo de captura, restringir el acceso a las imágenes y evitar usos incompatibles con la finalidad estricta de seguridad. Dicha captación incidental no implicará una exoneración automática de responsabilidad.
Las grabaciones, imágenes y registros resultantes estarán sujetos a rigurosos controles de seguridad física y lógica, confidencialidad, restricción de accesos, trazabilidad y plazos definidos de conservación. Dichos datos no serán comercializados ni utilizados para finalidades incompatibles con la seguridad. Su comunicación o transferencia a terceros se limitará exclusivamente a los supuestos autorizados por la legislación vigente, obligaciones contractuales legítimas o requerimientos formalmente válidos emitidos por autoridades competentes (tales como la Autoridad Marítima de Panamá, la DIASP, el Ministerio Público o estamentos de seguridad del Estado).
Finalmente, antes de implementar tratamientos que, por su escala, tecnología utilizada, contexto o combinación de datos, puedan representar riesgos elevados para los derechos de los titulares, PROGRESSIVE SECURITY procurará realizar y documentar una evaluación de impacto o análisis de riesgos de privacidad. Esto aplicará especialmente en proyectos operacionales que incorporen videovigilancia avanzada, analítica automatizada, reconocimiento biométrico o facial, lectura automática de matrículas de vehículos (ANPR), cámaras térmicas, drones u otras tecnologías emergentes.
11. ¿CÓMO PROTEGEMOS SUS DATOS PERSONALES?
PROGRESSIVE SECURITY implementará medidas técnicas, administrativas, físicas y organizativas razonables y proporcionales al riesgo para proteger los datos personales contra pérdida, destrucción, alteración, acceso, uso o divulgación no autorizados.
• Confidencialidad y deber de reserva del personal autorizado.
• Controles de acceso físico y lógico basados en funciones y necesidad de conocer.
• Medidas para preservar integridad, disponibilidad y trazabilidad de los datos.
• Copias de respaldo y mecanismos de recuperación cuando correspondan.
• Cifrado u otras medidas de protección para evidencia audiovisual y datos sensibles al riesgo, cuando sean técnica y operacionalmente apropiadas.
• Gestión de usuarios, contraseñas, permisos y baja oportuna de accesos.
• Capacitación y obligaciones de confidencialidad para colaboradores y proveedores pertinentes.
• Revisión de medidas de seguridad y gestión documentada de incidentes.
Incidentes y vulneraciones de seguridad. Ante un incidente que pueda comprometer datos personales, PROGRESSIVE SECURITY aplicará un procedimiento interno de detección, contención, preservación de evidencia, evaluación del alcance y riesgo, corrección, documentación y seguimiento. Cuando la normativa aplicable exija comunicación al titular, a ANTAI o a otra autoridad competente, se realizarán las comunicaciones correspondientes de acuerdo con las circunstancias y obligaciones legales.
12. DIVULGACIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES
PROGRESSIVE SECURITY no venderá datos personales. La comunicación, cesión o acceso por terceros se limitará a lo necesario y a una condición de licitud aplicable. Los destinatarios podrán incluir:
• Personal operativo, administrativo o directivo debidamente autorizado y sujeto a confidencialidad.
• Proveedores y encargados que presten servicios tecnológicos, almacenamiento, soporte u otros servicios necesarios, sujetos a obligaciones contractuales de privacidad, seguridad y tratamiento conforme a instrucciones.
• Clientes o administradores de instalaciones, únicamente en la medida necesaria para ejecutar el servicio, validar controles de acceso, gestionar incidentes o cumplir finalidades legítimas previamente determinadas.
• Autoridades judiciales, administrativas, regulatorias o de investigación cuando exista requerimiento válido, obligación legal o competencia aplicable.
Cuando PROGRESSIVE SECURITY actúe como encargado del tratamiento para un cliente, las comunicaciones y accesos se regirán además por las instrucciones documentadas del responsable y el contrato aplicable.
13. USO DE COOKIES Y DISPOSITIVOS SIMILARES
El sitio web de PROGRESSIVE SECURITY podrá utilizar cookies y tecnologías similares para permitir funcionalidades técnicas, recordar preferencias y obtener información sobre el uso del sitio. Según la tecnología implementada, podrán tratarse datos como dirección IP, tipo de navegador, dispositivo, páginas consultadas, fecha y duración aproximada de la visita.
Las cookies estrictamente necesarias podrán utilizarse para el funcionamiento del sitio. Cuando se implementen cookies analíticas, publicitarias o de terceros que requieran consentimiento conforme a la normativa aplicable, se procurará ofrecer información previa y mecanismos razonables de elección o configuración.
El usuario puede administrar o bloquear cookies desde la configuración de su navegador. Determinadas funciones del sitio podrían verse limitadas si se desactivan tecnologías necesarias.
El sitio puede incluir contenidos o enlaces de terceros, como redes sociales o videos. Estos proveedores pueden tratar información conforme a sus propias políticas. PROGRESSIVE SECURITY procurará informar de manera adecuada cuando dichos elementos impliquen tratamiento por terceros, sin asumir control sobre las prácticas independientes de esas plataformas.
14. USO DE REDES SOCIALES
Cuando una persona interactúe voluntariamente con los canales oficiales de PROGRESSIVE SECURITY en redes sociales, podrán tratarse los datos que dicha persona comunique o haga accesibles mediante la interacción, de acuerdo con la finalidad de atender consultas, comunicaciones, solicitudes o actividades corporativas.
La mera disponibilidad pública de información en una red social no implica autorización ilimitada para su reutilización. PROGRESSIVE SECURITY tratará la información conforme a una finalidad legítima y a la condición de licitud que corresponda.
Las plataformas de redes sociales operan bajo sus propios términos y políticas. Los usuarios deben revisar dichas condiciones antes de publicar información personal o interactuar con servicios de terceros.
15. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS
Aunque los datos personales son procesados y almacenados prioritariamente dentro del territorio nacional, cuando estos sean accedidos, tratados o alojados fuera de la República de Panamá, por ejemplo, mediante la contratación de servicios tecnológicos o de almacenamiento en la nube, PROGRESSIVE SECURITY garantizará que dichos servidores se encuentren localizados en jurisdicciones seguras que ofrezcan estándares de protección adecuados (tales como Estados Unidos bajo esquemas o marcos de certificación reconocidos). Asimismo, PROGRESSIVE SECURITY verificará la condición de licitud aplicable y adoptará las salvaguardas razonables necesarias para asegurar un nivel de protección plenamente compatible y equivalente al exigido por la legislación panameña.
Cuando corresponda, se utilizarán contratos, cláusulas tipo de protección de datos, compromisos de confidencialidad, medidas avanzadas de ciberseguridad u otros mecanismos legalmente idóneos. PROGRESSIVE SECURITY documentará oportunamente los proveedores y flujos internacionales relevantes dentro de sus registros internos de tratamiento.
16. DATOS DE MENORES DE EDAD
PROGRESSIVE SECURITY reconoce que, debido a la naturaleza de algunos servicios, las cámaras de seguridad, controles de acceso o actividades de vigilancia pueden captar o registrar datos de menores de edad, especialmente cuando el servicio se presta en centros educativos, eventos, áreas familiares u otras instalaciones frecuentadas por menores.
El tratamiento de datos de menores se limitará a lo estrictamente necesario para la finalidad legítima de seguridad, control de acceso, prevención de incidentes o cumplimiento de obligaciones aplicables. Se adoptarán medidas reforzadas de minimización, confidencialidad, acceso restringido y conservación.
Cuando una actividad requiera recopilar directamente datos de un menor y la condición de licitud aplicable exija autorización de sus padres, acudientes o representantes legales, dicha autorización deberá obtenerse previamente de manera verificable. No se utilizarán datos de menores para mercadeo dirigido sin la base jurídica correspondiente.
17. GRABACIONES TELEFÓNICAS Y MONITOREO
Para fines legítimos de control de calidad, constancia de instrucciones o consentimientos, gestión y seguimiento de incidentes y seguridad operacional, PROGRESSIVE SECURITY podrá grabar determinadas llamadas de sus centros de control o atención.
Cuando se realicen grabaciones, se procurará informar al interlocutor de manera previa o al inicio de la llamada sobre la existencia de la grabación y su finalidad, salvo que exista una excepción legal aplicable. El acceso y conservación de estas grabaciones estarán sujetos a controles de seguridad y a los criterios de retención definidos por la organización.
18. REVISIÓN Y MODIFICACIONES
PROGRESSIVE SECURITY podrá revisar o actualizar esta Política para adecuarla a cambios legislativos, regulatorios, tecnológicos y operacionales. Las versiones actualizadas indicarán su fecha de revisión y estarán disponibles a través de los canales oficiales de la empresa y, cuando corresponda, en el sitio web oficial www.progressivesecuritypanama.com.
Cuando una modificación implique cambios materiales en las finalidades, categorías de datos, destinatarios o condiciones de tratamiento, PROGRESSIVE SECURITY adoptará medidas razonables para informar a los titulares y, cuando legalmente corresponda, obtener un nuevo consentimiento.